Privacy.

1.Wie zijn wij?

AuraPair B.V. is een au pair bemiddelingsbureau gevestigd in Utrecht, Nederland. Wij zijn erkend referent bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en begeleiden gastgezinnen en au pairs gedurende het volledige plaatsingstraject.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@aurapair.nl.

2.Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen die gebruikmaken van onze website (aurapair.nl), ons portaal of onze diensten, waaronder:

• Gastgezinnen die zich aanmelden, een au pair zoeken of een plaatsing doorlopen
• Au pairs die zich aanmelden, een profiel aanmaken of een plaatsing doorlopen
• Bezoekers van onze website

3.Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens, afhankelijk van uw rol:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonadres
• Gezinssamenstelling en informatie over kinderen (namen, leeftijden, routines)
• Werkgeversinformatie (werkgever, inkomensgegevens, salarisstroken)
• Identiteitsbewijs van alle volwassen huisgenoten (ter verificatie, zie artikel 7)
• BRP-uittreksel en overige IND-vereiste documenten
• Beschrijving van de woning en de kamer van de au pair
• Weekplanning en taakomschrijving
• Correspondentie via ons portaal en e-mail

• Naam, geboortedatum, nationaliteit, e-mailadres en telefoonnummer
• Verblijfplaats en paspoortgegevens (ter verificatie voor IND-procedure)
• Foto's, motivatiebrief, cv en videoboodschap
• Ervaring met kinderopvang, taalvaardigheden en overige vaardigheden
• Referenties en contactgegevens van referenten
• VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) of buitenlandse equivalent
• IND-gerelateerde documenten (afhankelijk van nationaliteit)
• Correspondentie via ons portaal en e-mail

Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en paginabezoeken — uitsluitend via functionele sessiecookies (zie artikel 9).

4.Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken geen persoonsgegevens voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

5.Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wettelijk verplicht is:

• IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst): ten behoeve van de verblijfsvergunningaanvraag
• Gekoppelde au pair of gastgezin: contactgegevens worden gedeeld nadat beide partijen toestemming geven voor een gesprek via ons portaal

Onze technische verwerkers verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van AuraPair en op basis van een verwerkersovereenkomst:

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

6.Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze verwerkers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij waarborgen een passend beschermingsniveau door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's) of door te werken met verwerkers die vallen onder een adequaatheidsbesluit.

7.Bijzondere categorieën: identiteitsdocumenten

Voor de IND-procedure als erkend referent zijn wij wettelijk verplicht de identiteit van gastgezinnen en au pairs te verifiëren. Kopieën van identiteitsbewijzen worden:

• Uitsluitend gebruikt voor identiteitsverificatie en de IND-procedure
• Opgeslagen in versleutelde, afgeschermde bestandsopslag (AES-256, niet publiek toegankelijk)
• Niet langer bewaard dan noodzakelijk (zie artikel 8)
• Nooit gedeeld met andere partijen dan de IND

8.Bewaartermijnen

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens actief en aantoonbaar verwijderd.

9.Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het portaal, zoals het bijhouden van uw inlogsessie. Deze cookies worden niet gebruikt voor tracking of profilering en vereisen geen toestemming.

Wij gebruiken op dit moment geen analytische of marketingcookies. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zullen wij deze verklaring bijwerken en u om toestemming vragen.

10.Beveiliging

• Alle bestanden worden opgeslagen in privé, versleutelde bestandsopslag die niet toegankelijk is via internet
• Toegang tot bestanden verloopt altijd via onze beveiligde server na verificatie van uw identiteit en rol
• Ons portaal maakt gebruik van beveiligde sessies (JWT)
• Toegang tot het portaal is beperkt op basis van rol (gastgezin, au pair, beheerder)

11.Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is
• Recht op beperking — u kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt uw rechten uitoefenen via info@aurapair.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12.Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via e-mail.

Laatste update: juli 2026

1.Who are we?

AuraPair B.V. is an au pair placement agency based in Utrecht, the Netherlands. We are a recognised sponsor (erkend referent) registered with the Dutch Immigration and Naturalisation Service (IND) and guide host families and au pairs throughout the entire placement process.

For any questions regarding this privacy policy or the processing of your personal data, please contact us at info@aurapair.nl.

2.Who does this policy apply to?

This privacy policy applies to all individuals who use our website (aurapair.nl), our portal, or our services, including:

• Host families who register, search for an au pair, or go through a placement
• Au pairs who register, create a profile, or go through a placement
• Visitors to our website

3.What data do we process?

• Name, email address, phone number and home address
• Family composition and information about children (names, ages, routines)
• Employment information (employer, income details, payslips)
• Identity documents of all adult household members (for verification, see article 7)
• Municipal registration extract (BRP) and other IND-required documents
• Description of the home and the au pair's room
• Weekly schedule and task description
• Correspondence via our portal and email

• Name, date of birth, nationality, email address and phone number
• Country of residence and passport details (for verification for IND procedure)
• Photos, motivation letter, CV and video message
• Childcare experience, language skills and other skills
• References and contact details of referees
• Certificate of Good Conduct (VOG) or foreign equivalent
• IND-related documents (depending on nationality)
• Correspondence via our portal and email

Technical data such as IP address, browser type and page visits — only via functional session cookies (see article 9).

4.Why do we process your data?

We do not process personal data for marketing purposes without your explicit consent.

5.Who do we share your data with?

We only share your personal data with third parties to the extent necessary for the performance of our services or required by law:

• IND (Immigration and Naturalisation Service): for the residence permit application
• Matched au pair or host family: contact details are shared once both parties consent to a conversation via our portal

Our technical processors handle data exclusively on behalf of AuraPair and under a data processing agreement:

We never sell your data to third parties.

6.International transfers

Some of our processors are based outside the European Economic Area (EEA). We ensure an adequate level of protection by using Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission or by working with processors covered by an adequacy decision.

7.Special categories: identity documents

As a recognised IND sponsor, we are legally required to verify the identity of host families and au pairs. Copies of identity documents are:

• Used exclusively for identity verification and the IND procedure
• Stored in encrypted, access-controlled file storage (AES-256, not publicly accessible)
• Retained no longer than necessary (see article 8)
• Never shared with parties other than the IND

8.Retention periods

Upon expiry of the retention period, data is actively and verifiably deleted.

9.Cookies

Our website uses only functional cookies that are strictly necessary for the operation of the portal, such as maintaining your login session. These cookies are not used for tracking or profiling and do not require consent.

We do not currently use analytical or marketing cookies. Should this change in the future, we will update this policy and ask for your consent.

10.Security

• All files are stored in private, encrypted file storage that is not accessible via the internet
• Access to files is always routed through our secure server after verification of your identity and role
• Our portal uses secure sessions (JWT)
• Access to the portal is restricted based on role (host family, au pair, administrator)

11.Your rights

Under the GDPR, you have the following rights:

• Right of access — you may request details of the personal data we hold about you
• Right to rectification — you may request correction of inaccurate data
• Right to erasure — you may request deletion of your data, unless a statutory retention period applies
• Right to restriction — you may request that we temporarily restrict processing
• Right to data portability — you may request your data in a commonly used format
• Right to object — you may object to processing based on legitimate interest

To exercise your rights, please contact us at info@aurapair.nl. We will respond within 30 days.

You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) at www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12.Changes

We may update this privacy policy from time to time. The most current version is always available on our website. For significant changes, we will notify you by email.

Last updated: July 2026